Gewinn 30-50% deiner Backoffice-Zeit zurück. Mit bis zu 80% Zuschuss vom Bund.

Die Faustregel: Alles, was wiederkehrend ist, regelbasiert abläuft und mehr als zweimal pro Woche gemacht wird. Lead-Capture, Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Reportings, Onboarding-Workflows, interne Benachrichtigungen, Datenabgleich zwischen Tools — das sind die typischen Kandidaten. In der Beratung gehen wir mit dir konkret deinen Tagesablauf durch und identifizieren die Workflows mit dem höchsten ROI. Meist sind es 5-10 Automatisierungen, die zusammen 30-50% deiner Backoffice-Zeit zurückgewinnen. Komplexe, individuelle Einzelfall-Entscheidungen automatisieren wir bewusst nicht — die bleiben bei deinem Team.

In den meisten Fällen nicht. Wir setzen auf das, was bei dir bereits läuft — und ergänzen nur, was wirklich fehlt. n8n ist Open Source und kostet nur den Server. Make.com und Zapier starten bei 20-30 Euro im Monat. GoHighLevel oder Power Automate sind oft schon Teil deines Stacks. Wenn du Microsoft 365 hast, ist Power Automate sogar inklusive. Die Beratung ist BAFA-gefördert, die laufenden Lizenzkosten sind anschließend überschaubar — meist amortisieren sie sich nach 2-4 Wochen durch die eingesparte Arbeitszeit.

Wichtige Unterscheidung für die BAFA-Förderung: Gefördert wird strategische Beratung, Konzeption und Analyse — nicht die operative Umsetzung. In der Beratung erarbeiten wir gemeinsam, welche Prozesse automatisiert werden sollen, welche Tools dafür sinnvoll sind, wie der Soll-Zustand aussieht und wie die Workflows konkret strukturiert werden. Du bekommst einen detaillierten Beratungsbericht mit konkreten Workflow-Diagrammen. Die technische Implementierung kannst du anschließend mit deinem internen Team, einem Freelancer oder uns als separates Umsetzungs-Mandat machen — das aber außerhalb der BAFA-Förderung.

Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in Deutschland: weniger als 250 Mitarbeiter, maximal 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder 43 Millionen Euro Jahresbilanzsumme. Auch Soloselbstständige und Freiberufler sind antragsberechtigt, sofern Beratung nicht ihre Haupttätigkeit ist. Ausgeschlossen sind Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte sowie Banken, Versicherungen und öffentliche Verwaltung. Junge Unternehmen bis zwei Jahre nach Gründung benötigen vor Antragstellung ein kostenloses Pflicht-Infogespräch bei der zuständigen Leitstelle, etwa bei der IHK oder Handwerkskammer.

Die BAFA-Bewilligung kommt erfreulich schnell — in der Regel binnen 3 bis 14 Werktagen nach Antragstellung. Erst nach Bewilligung darfst du den Beratungsvertrag unterschreiben. Die Beratung selbst muss innerhalb von sechs Monaten nach Bewilligung abgeschlossen sein. Du gehst nach der Beratung in Vorleistung, zahlst die volle Beraterrechnung. Anschließend reichst du den Verwendungsnachweis online ein — Bearbeitungszeit liegt aktuell bei 6-8 Wochen, in Spitzenzeiten bis zu 3-5 Monate. Insgesamt rechnen wir mit 4-7 Monaten von Antragstellung bis Geld auf dem Konto. Die Beratung kannst du aber direkt nach Bewilligung starten.

In der Praxis sind Ablehnungen bei korrekt vorbereiteten Anträgen sehr selten. Die häufigsten Gründe für Ablehnung sind formaler Natur: vorzeitiger Beratungsbeginn, falsche Themenwahl, unvollständige Unterlagen oder ein nicht-registrierter Berater. Genau deshalb begleiten wir dich beim Antrag — als BAFA-registrierter Berater kennen wir die Stolperfallen. Wenn der Antrag wider Erwarten doch nicht bewilligt wird, hast du noch keinen Beratungsvertrag mit uns geschlossen und damit auch keine Kosten. Wir besprechen dann mit dir, wie wir entweder den Antrag nachschärfen oder eine alternative Förderschiene wie KfW-Beratergutscheine oder Landesförderung prüfen.

Ja, und das ist einer der größten Vorteile des Programms. Du kannst über die Programmlaufzeit bis zu fünf Beratungen fördern lassen, maximal zwei pro Kalenderjahr. Bei jeweils 2.800 Euro Zuschuss in den 80%-Regionen ergibt das eine maximale Fördersumme von 14.000 Euro pro Unternehmen. Jede Beratung muss aber in sich abgeschlossen sein und ein eigenständiges Thema behandeln. Beispielsweise: Beratung 1 für Lead-Automatisierung, Beratung 2 für Reporting-Aufbau, Beratung 3 für Onboarding-Workflows. Wir planen mit dir gerne einen Mehrjahres-Fahrplan, damit du die maximale Förderhöhe ausschöpfst — strategisch sinnvoll und nicht künstlich gestreckt.

Konkrete Beispielrechnung für ein Unternehmen in einem 80%-Fördergebiet: Die Beratung kostet 3.500 Euro netto. BAFA fördert 80% — du bekommst 2.800 Euro als Direktzuschuss zurück. Dein effektiver Eigenanteil liegt damit bei 700 Euro netto. In den alten Bundesländern mit 50% Förderquote liegt der Eigenanteil bei 1.750 Euro netto. Bei Unternehmen in Schwierigkeiten (90%-Quote) sind es nur 300 Euro Eigenanteil. Das ist der absolut günstigste Zeitpunkt, in strategische Beratung zu investieren — und wenn die Beratung am Ende nur 5 Stunden Backoffice-Zeit pro Woche einspart, hat sie sich nach knapp einem Monat refinanziert.

Drei Gründe: Erstens, wir machen Automatisierung nicht in der Theorie, sondern automatisieren unser eigenes Geschäft seit Jahren mit n8n, Make und GoHighLevel. Du bekommst keine PowerPoint-Beratung, sondern Empfehlungen aus echter Praxis. Zweitens, als AZAV-zertifizierter Bildungsträger und lizensiertes BAFA-Beratungsunternehmen bringen wir die Förderlogik genauso routiniert mit wie die technische Expertise — beide Welten unter einem Dach. Drittens, wir sind klein und persönlich. Du arbeitest direkt mit René Bilda, nicht mit einem rotierenden Junior-Team. Wenn das nicht zueinander passt, merken wir das im kostenlosen Erstgespräch — bevor irgendein Antrag gestellt wird.

Buch dir ein kostenloses 30-Minuten-Erstgespräch. Wir schauen gemeinsam, ob deine Prozesse zur Automatisierung passen und ob der Förder-Rahmen für dich Sinn ergibt. Du brauchst keine Vorbereitung — bring einfach mit, welche Aufgaben dich oder dein Team aktuell am meisten Zeit kosten. Wenn es passt, erstellen wir dir ein klares Angebot, du stellst mit unserer Hilfe den BAFA-Antrag im Online-Portal, und nach Bewilligung starten wir die Beratung. Wenn es nicht passt, sagen wir das auch ehrlich — und du hast trotzdem 30 Minuten konkrete Tipps mitbekommen.